Outsourcing, dış kaynak çalışma sistemi, özellikle bilişim teknolojileri sektöründe maliyet etkinliği ve esneklik adına giderek yaygınlaşan bir iş modeli olarak karşımıza çıkmaktadır.

Bu çalışma modelinde şirketler, faaliyetleri kapsamındaki emeği, iş gücünü bireysel ve kendisine doğrudan bağlı çalışanlar yerine aracı bir kurumdan “hizmet” olarak alabiliyor.

Şirketler için, ilk bakışta avantajlı olarak görülen ve sektörel bir teamül haline gelmiş bu iş modeli, doğru hukuki zeminde yükselmemesi halinde gerek ana şirket gerek aracı kurum gerekse çalışanlar için risk teşkil edebiliyor. Bu yazımızda şirketler için outsource – dış kaynak çalışma modeline dair hazırladığımız rehberle, risk yönetimi için yol haritası oluşturuyoruz.

1. Hukuki Risk Nerede Başlıyor?

Outsource çalışanlar, çoğu durumda ana şirketin bağlı çalışanları ile aynı mesai saatleri içinde, şirket merkezinde, şirketteki yöneticinin talimatları çerçevesinde çalışıyor. Aracı kurum ile tek iletişimleri de aylık ödeme günleri ile sınırlı olabiliyor.

Böyle hallerde, outsource olarak çalışan kişinin bağlı çalışandan bir farkı kalmadığı veya aradaki sınırın ayırt edilemeyecek düzeyde olduğu değerlendirilebilir.

Yasal açıdan, işçi – işveren ilişkisinin varlığı çalışanın sadece SGK kayıtları ile belirlenmiyor. Çalışanın iş gücünün kimin adına, kimin talimatı ile yapıldığı ve “mesai” saatlerini nasıl geçirdiği de hukuki ilişki tespitinde öne çıkan kriterler arasında.

Anahtar Soru: Çalışan, işini yapmak için doğrudan sizin yöneticinizden mi talimat alıyor? İş saatlerini, izinlerini ve kullanacağı ekipmanı siz mi belirliyorsunuz? Cevap “Evet” ise, gizli işveren olma riski altındasınız demektir. Bu kapsamda çalışanın yasal haklarından şirketiniz de sorumlu olabilir ve olası yasal başvuruların muhatabı konumuna gelebilirsiniz.

2. Risk Yönetimi Nasıl Yapılabilir?

Yasal sorumluluğun öngörüldüğü hallerde, riski azaltmak, mümkünse tamamen ortadan kaldırmak için önleyici hukuk kapsamında birtakım çalışmaların yapılması önemlidir. Böylece olası kriz anlarında, şirketinizi ilgili durumdan hasarsız ve hızlı bir şekilde çıkartarak faaliyetlerinizi devam ettirme şansınız olur.

Outsource çalışmalarda, şirketiniz ile aracı kurum arasında risk kalkanınız olacak bir sözleşme ilişkisi kurulmalıdır. Sözleşme, bu modelin hukuki güvencesidir. 

İşte şirketiniz ile size outsource hizmet sunacak kişileri buluşturan aracı kurum ile yapılacak sözleşmede yer alması gereken bazı hükümler:

Bağımsızlık Prensibi: Sözleşme, tedarik edilen personelin sizin şirketinizle herhangi bir iş akdi ilişkisinin olmadığını ve bağımsız bir hizmet sağlayıcı olarak çalıştığını netleştirmelidir. Bu kapsamda, çalışma şeklinin tanımı da yer alabilir. Aracı kurumun da ilgili kişilerle sözleşme ilişkisi kurarken bağımsızlık prensibi çerçevesinde bir hukuki ilişki zemini yaratmasını bir sözleşme hükmü haline getirebilirsiniz.

Personel Yönetimi: Aracı kurumun, çalışanın işe alım, izin, performans yönetimi ve işten çıkarma süreçlerinden tek başına sorumlu olduğu vurgulanmalıdır. Şirketiniz çalışanın bu tür taleplerinde ya da değerlendirmelerinde, ilgili çalışan ile birebir görüşmeler gerçekleştirmemeli, sadece 3.kişi olarak ve doğrudan aracı kuruma tavsiye niteliğinde görüş bildirmelidir.

Tazminat ve Rücu Hükmü: Sözleşmede, aracı kurumun yasal yükümlülükleri (SGK, vergi, kıdem tazminatı vb.) yerine getireceğine dair kesin bir taahhüt bulunmalıdır. Olası bir denetimde ana şirkete yansıyacak tüm maliyetlerin ve cezaların aracı kurumdan rücu edilebileceği açıkça belirtilmelidir.

Ödeme Şekli: Şirketiniz ile aracı kurum arasındaki ilişki bir hizmet ilişkisi olarak düzenlenmeli, ödeme şekli de bu çerçevede olmalıdır. Aracı kurumun ilgili çalışanlara ödeme yaptığına dair dekont gibi ispata elverişli belgelerin istenmesi veya periyodik olarak denetimi sözleşme hükümlerinden biri olabilir. Bazı hallerde, çalışanların aracı kurum yerine direkt ana şirkete fatura kesmesi (serbest meslek makbuzu) hali de görülmektedir. Fatura düzenlenmesi, aracı kurumun hukuki ilişkiden çıkartılması ve doğrudan çalışan ile hizmet alımı ilişkisi kurulduğuna dair ispat unsuru olabilecek ise de eğer çalışan, “gerçek bir bağımsızlık” olmadan çalışıyorsa, bu faturalı ilişki de mahkemece gizli iş ilişkisi olarak kabul edilebilecektir.

3. Operasyonel Olarak Alınabilecek Önlemler

Fiziksel ve Dijital Ayrım: Outsource çalışanlara, ana şirket çalışanlarından farklı bir e-posta uzantısı/kullanıcı hesabı tanımlayabilirsiniz. Benzer şekilde, fiziki olarak işyerine gelinmesi gerekli ise, ayrı bir alanda çalışabilir ya da uzaktan çalışma seçeneklerini değerlendirebilirsiniz.

Yönetim Ayrımı: Çalışanlara doğrudan iş talimatı vermek yerine, talimatlarınızı aracı kurumdaki sorumlu yöneticiye iletebilirsiniz. Böylece talimat zincirinde aracı kurumla çalışmış olursunuz.

Süreklilik Arz Etmeme: Dış kaynak kullanımının süreklilik isteyen ve şirketin temel faaliyet alanı ile ilgili işler yerine uzmanlık gerektiren yan işler için yapılması önerilmektedir. (Örn: Geçici bir yazılım projesi veya dönemsel danışmanlık).

Outsource model, doğru kurgulanmadığı takdirde bir maliyet avantajı değil, asıl işveren – alt işveren ilişkisine dönüşebilen bir hukuki risk haline gelebilir. Şirketlerin, kısa vadeli tasarruf yerine, sözleşmelerini ve çalışma biçimlerini hukuki riskleri en aza indirecek şekilde yapılandırması kritik öneme sahiptir.

---

Outsourcing modelinizin yasal risklerini analiz etmek ve aracı kurum sözleşmelerinizde sizi koruyacak hükümleri güvence altına almak için iletişime geçebilirsiniz.